Quando persino la Cassazione ti spiega – con una semplice sentenza – perché non puoi pensare di fare “conservazione” semplicemente perché stai archiviando un file su un CD

Hai acquisito un ordine, hai stipulato un contratto, o – più semplicemente – hai un documento importante ai fini legali, amministrativi o fiscali e non ti va di stamparlo.

Sai benissimo che esiste un servizio apposito, chiamato “Conservazione Digitale”, ma non hai mai sottoscritto niente del genere, non sai come funziona, o semplicemente cerchi se esista un modo più “artigianale” per fare la stessa cosa.

Allora, ecco la creatività tutta italiana ti viene incontro (o, almeno, così credi).

Consulenti, opinionisti della rete, conoscenti o “cugggini” ti suggeriscono di mettere tutto su un bel supporto digitale, tipo un CD Rom, una chiavetta USB, e di applicare – al massimo – una marcatura temporale, una firma elettronica sul file, per renderlo legalmetne sicuro per sempre.

Da tantissimi anni mi sgolo per metterti in guardia su questi temi; non c’è niente….ma niente dico….di più sbagliato, fuorviante e pericoloso che ti possano dire.

Perché seguire la via del “cuggino” ti porterà – inesorabilmente – ad archiviare un documento destinato a perdere immediatamente ogni radice di legalità; il giorno in cui ti ritroverai ad esibire il suddetto documento in una causa, o anche solo in una mediazione, scoprirai di….non avere in mano assolutamente nulla.

Se pensi che quanto ti sto dicendo sia opinabile…

…se pensi che la mia parola valga tanto quanto quella del tuo amico, o del tale “cugggino”, facciamo parlare direttamente chi – un domani – potrebbe avere titolo di pronunciarsi in un caso come quello da cui stai cercando di tutelarti, archiviando il tuo documento prezioso.

  

Me contro “il cugggino”: a chi darebbe ragione la Cassazione?

 

Esiste una sentenza – la numero 3912 dell’11 febbraio 2019 – che prende proprio in esame un caso interessante.

Un geometra fa ricorso contro una cartella esattoriale della “Cassa italiana di previdenza e assistenza geometri liberi professionisti” per una discrepanza tra quanto dichiarato dal geometra e i suoi effettivi incassi.

A questo punto, probabilmente, starai pensando:

“Come? Un privato che osa opporsi ad un ente di riscossione per una questione di presunte tasse non pagate?

Ok, il nostro amico geometra è definitivamente spacciato”

Ok: allora comincio subito con lo svelarti il finale: l’amico geometra ne uscirà indenne, proprio per un errore commesso dalla Cassa di previdenza nelle modalità di archiviazione dei dati presentati in tribunale!

La trama si fa succulenta, vero?

Pensare che un contribuente possa sfuggire ad una cartella esattoriale ti fa venire in mente l’immagine di un eroico capriolo zavorrato, mentre riesce inspiegabilmente a sottrarsi ad un branco di giovani lupi famelici.

Come ha fatto?

Te lo racconto subito.

 



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Circa nove anni prima, il 7 maggio 2010, in un’aula di tribunale…..

 

La Cassa decide di costituirsi in giudizio, e di portare il nostro geometra in tribunale.

A riprova del maltolto, l’ente si presenta con una serie di CD Rom prodotti dall’Amministrazione Finanziaria, che risulteranno per altro illeggibili, e un documento redatto da qualche funzionario con l’ammontare dei presunti incassi del geometra.

Il giudice, senza uno straccio di documento in grado di provare le accuse mosse contro il contribuente, lo assolve inevitabilmente dal pagamento della multa.

Stessa cosa accadrà in sede di ricorso, due anni dopo: stessa documentazione su supporti digitali, stesse pezze cartacee prive di alcun rilievo probatorio, stesso esito: il geometra esce indenne da questa brutta faccenda.

Ma la Cassa non molla l’osso; decide di ricorrere in Cassazione.

Perché insistere?

Perché la Cassa è convinta di avere ragione, sulla base del fatto che non è stato chiamato un CTU, un perito, o un tecnico specializzato, per procedere con l’esame degli 11 Cd Rom presentati.

Nel ricorso, i legali sostengono che il tribunale debba procedere con l’analisi dei CD,  e solo dopo – casomai – dichiarare inammissibili i documenti.

La Cassazione “liquida” la Cassa….

 

Come già ti ho anticipato all’inizio di questo racconto, la storia ha un lieto fine per il Geometra.

La cassazione “liquida” la questione, dichiarando inammissibili i già citati CD Rom con la documentazione amministrativa del contribuente.

Lo fa in maniera MOLTO semplice: richiamando l’articolo 20 del codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005):

comma 1: la validità e rilevanza agli effetti di legge della registrazione su supporto informatico conforme alle regole tecniche di cui all’articolo 71 aggiungendo che al comma 1 bis, che l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Quindi l’articolo 20 è cambiato rispetto a prima, non fa più riferimento al supporto informatico.

E rafforza, ancora di più, il concetto per cui qualunque dato, o documento informatico, deve essere CONSERVATO a norma, al di là del supporto utilizzato.

Cioè: non c’è nulla da fare!

Per portare in tribunale un documento digitale, è necessario rispettare le 4 caratteristiche OGGETTIVE riportate nell’articolo 20. Altrimenti o rimani ancorato alla carta, oppure ancora tantovale che ti limiti ad una bella stretta di mano con l’altra parte con cui stai definendo un accordo.

Nel precedente che ti ho appena raccontato, la Cassazione ha detto semplicemente: “avvocato, lei può dirci se i documenti che volete sottopormi sono stati conservati?”…risposta…”no”.

“Allora ok, l’udienza è tolta”. Fine della diatriba.

Se vuoi ricorrere al Digitale, o lo fai rispettando le 4 caratteristiche oggettive, oppure è come se quei documenti non esistono.

Con buona pace del “Cugggino” e delle sue scorciatoie (che, altrimenti – del resto – useremmo tutti).

Tra l’altro, il nuovo regolamento del Codice di Amministrazione Digitale (CAD), rende ancora più chiaro questo concetto, mettendo in totale “secondo piano” il concetto di “supporto informatico”.

 

L’unica cosa che conta è che, per rendere i documenti “opponibili a terzi”, devono essere conservati. Questo indipendentemente da come gli archivi (chiavetta, hard disk, server “della NASA”).


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Ma come si fa a realizzare – in modo SEMPLICE, PRAGMATICO, e senza dover per forza investire fiumi di soldi e tempo – un processo documentale facile da standardizzare in azienda, per creare finalmente un patrimonio di documenti digitali legalmente sicuri, per poter fare fronte a qualsiasi evenienza?

 

Ci arriviamo subito, ma prima lascia che ti esponga un paio di punti importanti, per trarre la giusta “morale” da questa lettura:

  • In Italia, se vuoi togliere di mezzo la carta, devi farlo nel modo giusto perché altrimenti puoi entrare in una spirale senza fine. La storia che ti ho appena raccontato nasce da una sentenza del DUEMILADIECI.

 

Questo è uno dei problemi sui quali mi SGOLO ogni giorno: ciò che credi di produrre correttamente in digitale, potrebbe passare alla “resa dei conti” fra 10 anni.

Lo so che la tua vita è fatta di giorni infuocati uno dietro l’altro, lo so che la sera arrivi a casa senza nemmeno sentire più le braccia.

Lo so…lo so…perché ci passo anche io.

Ma questa faccenda della digitalizzazione ha questo risvolto….ciò che oggi prendi sotto gamba, perché ti sembra un problema stupido, NON urgente, secondario, ha la cattiva abitudine di presentarti il conto 10 anni dopo.

Siamo in Italia, le “beghe” legali sono sempre dietro l’angolo, e sono dei buchi neri dai quali si esce anni e anni dopo. Se il tuo patrimonio documentale non è perfettamente a posto, gli effetti degli errori di oggi si manifesteranno quando meno te l’aspetti.

  • Se vuoi eliminare la carta, devi togliere qualsiasi “ambiguità” dal tuo processo documentale


Spiego meglio.

Che razza di senso ha stipulare contratti, essere maniacali nel produrre offerte commerciali con tutte le clausole di tutela e di diritto, se poi segui la massa e gestisci SUPERFICIALMENTE la conservazione di questi documenti, mettendo a rischio tutto il lavoro e i diritti che hai acquisito finalizzando brillantemente una transazione con un cliente o con un fornitore?

I-documenti-che-produci-devono-essere-perfettamente-a-norma.

Non so più come dirtelo, ma non mi stancherò mai di dirtelo.

Ora veniamo alla domanda di poco fa:

come si fa a creare un processo sicuro, automatico, semplice, pragmatico e standardizzabile all’interno delle tue procedure aziendali?

Come puoi immaginare non si tratta di una cosa facile, che si può spiegare in chiusura di un articolo.

C’è gente che studia e che fonda tutta la sua vita lavorativa su queste tematiche; fosse così semplice non esisterebbe.

Ma la fortuna è dalla tua parte!

Perché, vedi…fino a ieri, la conservazione a norma di dati e documenti era qualcosa appannaggio di pochi.

Una competenza i cui “angoli nascosti” erano “secretati” e resi inviolabili dagli operatori di settore, che ne preservavano “l’arte”.

Oggi, però, esiste un “bignami” da cui puoi attingere, per creare flussi documentali a norma di legge.

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Dieci episodi per non bruciare tempo e investimenti nella "corsa al digitale"